يحتاج طلاب الثانوية العامة وأولياء الأمور في بعض الحالات إلى استخراج بيان رسمي يوضح حالة الطالب من حيث النجاح أو الرسوب أو الغياب، أو الحصول على كشف رسمي بالدرجات، خاصة عند استكمال إجراءات الالتحاق بالجامعات أو التقديم لبعض الجهات والمؤسسات التي تطلب مستندات تعليمية معتمدة. وتبلغ رسوم استخراج بيان النجاح أو الرسوب أو الغياب أو كشف الدرجات 100 جنيه مصري، على أن يتم تسليم المستند في اليوم التالي لتقديم الطلب وسداد الرسوم المقررة.
وتوفر الجهات التعليمية عددا من الخدمات المرتبطة بالمستندات والشهادات الدراسية، مع تحديد رسوم لكل خدمة بحسب طبيعتها. وفي حال رغبة الطالب أو ولي الأمر في الحصول على البيان في اليوم نفسه، تتاح خدمة الاستعجال مقابل سداد 25 جنيها إضافية، ليتم تجهيز المستند وتسليمه خلال يوم تقديم الطلب وفقا للإجراءات المتبعة.
وتشمل قائمة الخدمات أيضا تعديل الاسم أو استخراج بعض الإفادات، وتبلغ رسوم هذه الخدمة 150 جنيها. كما تبلغ رسوم استخراج بيان معادلة الشهادات 150 جنيها، بينما تصل رسوم الحصول على كشف درجات مترجم إلى لغة أجنبية إلى 300 جنيه. وتبلغ رسوم الاستعلام عن صحة الشهادات 150 جنيها، في حين تحدد رسوم التصديق على الشهادات بقيمة 80 جنيها.
ويحتاج الطالب الراغب في استخراج بيان النجاح أو الرسوب أو الغياب أو كشف الدرجات إلى تجهيز مجموعة من المستندات الأساسية قبل التوجه إلى الجهة التعليمية المختصة. وتشمل الأوراق المطلوبة صورة من مستند إثبات الشخصية، مثل بطاقة الرقم القومي، مع ضرورة الاطلاع على أصل البطاقة للتحقق من البيانات. كما يتعين تقديم إيصال سداد الرسوم المقررة، إلى جانب نموذج الطلب الخاص بالخدمة، والذي يتم الحصول عليه من الإدارة التعليمية أو الجهة المختصة.
وتبدأ إجراءات استخراج البيان بسداد الرسوم المطلوبة، ويمكن إتمام عملية الدفع من خلال منافذ التحصيل الإلكتروني أو مكاتب البريد المتاحة على مستوى الجمهورية، وفقا للقنوات المعتمدة لسداد رسوم الخدمات التعليمية. وبعد الانتهاء من عملية السداد، يجب الاحتفاظ بإيصال الدفع وتقديمه ضمن المستندات المطلوبة عند تقديم الطلب.
وبعد ذلك يتوجه صاحب الطلب إلى الإدارة التعليمية التابعة له لتقديم المستندات واستكمال الإجراءات، كما قد تتوفر بعض الخدمات إلكترونيا من خلال البوابات الإلكترونية التابعة للمحافظات، بحسب الخدمات التي تتيحها كل جهة. وفي محافظة القاهرة، على سبيل المثال، يمكن الاستفادة من البوابة الإلكترونية المخصصة لبعض خدمات البيانات التعليمية، وفقا للخدمات المتاحة عليها.
ويقوم الطالب أو ولي الأمر بتقديم صورة بطاقة الرقم القومي وإيصال السداد ونموذج الطلب إلى الجهة المختصة، ثم تبدأ إجراءات مراجعة البيانات وإعداد المستند المطلوب. وفي حالة اختيار الخدمة العادية، يتم استلام بيان النجاح أو الرسوب أو الغياب أو كشف الدرجات في اليوم التالي لتقديم الطلب، بينما يمكن الاستفادة من خدمة الاستعجال والحصول على المستند في اليوم نفسه مقابل الرسوم الإضافية المقررة.
وتكتسب هذه المستندات أهمية خاصة خلال الفترات التي تشهد إجراءات تنسيق الجامعات والتقديم للكليات، إذ قد يحتاج الطالب إلى تقديم مستندات رسمية لإثبات حالته التعليمية ودرجاته أو لاستكمال ملف الالتحاق بالجهة التعليمية الجديدة. كما يمكن أن تستخدم البيانات والشهادات في بعض إجراءات التقديم للجهات التي تشترط تقديم مستندات دراسية موثقة.
وينبغي على الطلاب وأولياء الأمور التأكد من نوع المستند المطلوب قبل التوجه لاستخراجه، خاصة أن الرسوم تختلف بين بيان النجاح وكشف الدرجات والخدمات الأخرى مثل الترجمة أو التصديق أو تعديل الاسم. كما يفضل مراجعة الجهة التعليمية المختصة لمعرفة أي متطلبات إضافية قد تكون مطلوبة وفقا للحالة.
وتوفر منظومة الخدمات التعليمية بهذه الإجراءات آلية واضحة للحصول على المستندات الدراسية الرسمية، مع إتاحة أكثر من وسيلة لسداد الرسوم وتقديم الطلبات، إلى جانب وجود خدمة الاستعجال للراغبين في استلام المستندات بصورة أسرع. وبذلك يمكن للطلاب الحصول على بيانات النجاح أو الرسوب أو الغياب وكشوف الدرجات المطلوبة لاستكمال الإجراءات التعليمية المختلفة، مع الالتزام بالمستندات والرسوم والمواعيد المحددة لكل خدمة.
